Como organziar seu escritório

Como organizar seu escritório

Ter um escritório desorganizado pode ser uma receita para o desastre no mundo dos negócios. Pode ser muito fácil as coisas saírem do controle e o seu desempenho começar a sofrer. É importante ter tudo sob seu controle e organizado em seu escritório o mais rápido possível.

Comece organizando sua papelada. Use suportes para arquivos e certifique-se de que seus armários estejam em ordem. Use etiquetas e arquive a papelada de acordo. Este é o primeiro passo para organizar seu escritório.

Você também deve organizar o seu tempo quando estiver no escritório. Seu tempo é um dos seus maiores ativos no trabalho. Muitas pessoas descobrem que perdem muito tempo no trabalho porque permitem que os outros controlem seu tempo em vez de fazer com que seu próprio tempo conte. Você precisa priorizar o trabalho que você tem que fazer e concluí-lo antes de outro trabalho. Se você trabalha em qualquer tipo de escritório comum, sempre há algum tipo de emergência ou incêndio que precisa ser apagado. 

Freqüentemente, você terá que parar de trabalhar em um projeto para cuidar dessas emergências. Isso não significa que você não possa ser organizado. Ao contrário, você precisa ser organizado para que possa priorizar efetivamente seu trabalho e fazer o trabalho. Você também deve ser capaz de ser flexível em sua organização.

Uma maneira de fazer isso é mapear seu dia de forma que você tenha uma meta definida do que você planeja fazer naquele dia. Deixe algum tempo em aberto para que, em caso de emergência, você possa cuidar dela. Tenha uma lista do que você planeja fazer a cada dia e verifique os projetos ao concluí-los. Cada dia deve começar com metas que permitirão que você faça seu trabalho. Manter uma lista dessas metas é uma das maneiras mais eficazes de organizar seu tempo no escritório.

Deixe de lado as ligações pessoais ou, pelo menos, reduza ao mínimo. As pessoas tendem a perder tempo no escritório conversando com outros funcionários ou falando ao telefone com amigos e familiares. Isso não só o desequilibra em relação à sua organização, mas também pode chamar a atenção do chefe. Se o seu empregador perceber que você fica ocioso durante boa parte do dia, ou perdendo tempo conversando, ele pode achar que você não é necessário para os funcionários. Hoje em dia, vale a pena ser tão produtivo como sempre quando se trata de trabalho.

Se você estiver na posição de convocar reuniões, certifique-se de que sejam curtas e diretas. Prepare-se com antecedência usando software como o Power Point e imprimindo informações para que todos possam ser informados sobre o seu ponto e, em seguida, mantenha as informações para uso posterior.

Certifique-se de fazer seu almoço e pausas conforme programado. Algumas pessoas acham que devem trabalhar durante o almoço para serem mais produtivos. Isso não é verdade. As pessoas que pulam o almoço geralmente fazem menos porque ficam esgotadas. Você precisa fazer uma pausa de vez em quando para almoçar e tomar um café, para ser mais eficaz no trabalho.

Mantenha-se atualizado com as tecnologias de computador mais recentes que também podem ajudá-lo a se manter mais organizado. Existem muitos programas de escritório disponíveis que você pode usar para essa finalidade. Certa vez, trabalhei em um escritório onde uma mulher era promovida continuamente porque mantinha a empresa atualizada com todos os softwares mais recentes que organizavam melhor o escritório. Ela acabou conquistando sua própria posição simplesmente mantendo-se a par da tecnologia, aprendendo-a e depois ensinando-a a outras pessoas.

Certifique-se de manter seu computador livre de poeira e use uma ferramenta que mantenha o teclado limpo. Mantenha café e bebidas longe do computador para não derramar no teclado e prejudicar o computador.

Se você fuma, faça o mínimo de pausas para fumar um cigarro. A maioria das empresas permite que os funcionários fumantes saiam para fumar cigarros durante os intervalos ou em outros horários. Você não deve gastar muito tempo fazendo isso, pois consome seu tempo de trabalho.

Ao manter os documentos do seu escritório organizados, usando as ferramentas organizacionais corretas e certificando-se de aproveitar ao máximo seu tempo quando está no escritório, você descobrirá que é muito mais produtivo. Manter uma lista de objetivos e anotá-los é uma maneira de ter certeza de que está fazendo seu trabalho todos os dias. Lembre-se de ser flexível o suficiente para ajudar em situações de emergência que surjam durante o horário de trabalho.

Usando o computador para se manter organizado

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Uma maneira de se organizar é usar o computador. Você pode imprimir horários e também manter um calendário com uma lista do que você precisa fazer a cada dia. Você pode receber atualizações por e-mail sobre suas atividades diárias e compromissos. Depois de se acostumar a usar o computador para se organizar, você se perguntará como conseguiu viver sem ele.

Você também pode usar seu computador para fazer transações bancárias. Você pode providenciar o pagamento online de todas as suas contas, o que economiza tempo e garante que você não perca nenhum pagamento. É seguro fazer transações bancárias on-line, pois os bancos usam um sistema especial de segurança e codificação para evitar hackers. Há anos que pago minhas contas online e recebo depósitos automáticos e nunca tive problemas.

Outra maneira pela qual você pode usar o computador para se organizar online é manter o controle de seus saldos bancários. Certifique-se de que tem o dinheiro que pensa ter na sua conta bancária. Quando você recebe pagamentos automáticos em sua conta bancária, o dinheiro fica disponível imediatamente. Você não precisa se preocupar em descontar cheques, esperar que eles sejam compensados ​​ou possivelmente usá-los.

Existem programas que você pode usar em seu processador de texto e que também podem mantê-lo organizado. Você pode imprimir horários para pendurar na geladeira, cardápios da semana, tarefas de tarefas e até mesmo planejar uma festa usando essas ferramentas. Certifique-se de usar essa tecnologia para se manter organizado.

Organizar sua vida é mais do que apenas manter uma casa limpa e em ordem. Também envolve planejamento. Por exemplo, você pode imprimir uma lista de compras e verificar os itens de que precisa quando vai às compras. Se você for fazer compras sem uma lista, não apenas acabará gastando mais dinheiro do que normalmente gastaria, mas também gastará mais tempo vasculhando a loja.

O computador é uma ferramenta maravilhosa para se manter organizado e planejar vários aspectos de sua vida. Você pode até mesmo entrar na Internet e obter receitas rápidas e fáceis, gratuitamente, ao usar essa ferramenta.

Se você tem um negócio, pode fazer sua folha de pagamento e organizar suas finanças em programas que o ajudarão a calcular seus impostos de renda e impostos devidos. Você também pode acessar a Internet e encontrar formulários que pode usar para se inscrever para determinados benefícios. Se você está inscrito no seguro social, pode usar o site para saber onde estão seus cheques e outros benefícios. Você pode usar um número PIN e descobrir informações que, de outra forma, teria que esperar pelo correio.

Solicitando benefícios de desemprego? Muitos estados permitem que você se inscreva online. Mais e mais agências governamentais estão adotando aplicativos de computador para evitar multidões nas agências.

Pagando seus impostos? É fácil fazer isso online. Não só você será capaz de obter seu

impostos mais cedo, mas você também terá seu retorno muito mais rápido. E você pode ter o reembolso diretamente em sua conta bancária. Isso economiza tempo e ajuda você a se manter organizado, especialmente se você tem usado programas de computador para ajudá-lo a controlar suas despesas e receitas ao longo do ano.

Você pode usar programas como o Excel ao tentar criar planilhas. Este não é um programa difícil de aprender e você pode usá-lo nos negócios para criar gráficos e também controlar os pagamentos devidos. A maioria dos escritórios exige que seus funcionários usem este programa.

Aproveite a tecnologia da informática para lembrar aniversários e ocasiões especiais para poder enviar cartões. Existem até sites que enviam cartões para as pessoas da sua lista automaticamente, enviando-os para você e, assim, economizando ainda mais tempo.

Ao usar o computador, você aproveita as ferramentas mais recentes para se manter organizado. Você pode planejar, imprimir e fazer trabalhos domésticos e empresariais diretamente no computador, bem como controlar suas finanças. Esta é uma ferramenta da qual você não pode prescindir quando se trata de ser organizado. Você descobrirá que há tantos usos para o computador que podem simplificar e tornar sua vida mais fácil.