Como organziar seu escritório

Como organizar seu escritório

Ter um escritório desorganizado pode ser uma receita para o desastre no mundo dos negócios. Pode ser muito fácil as coisas saírem do controle e o seu desempenho começar a sofrer. É importante ter tudo sob seu controle e organizado em seu escritório o mais rápido possível.

Comece organizando sua papelada. Use suportes para arquivos e certifique-se de que seus armários estejam em ordem. Use etiquetas e arquive a papelada de acordo. Este é o primeiro passo para organizar seu escritório.

Você também deve organizar o seu tempo quando estiver no escritório. Seu tempo é um dos seus maiores ativos no trabalho. Muitas pessoas descobrem que perdem muito tempo no trabalho porque permitem que os outros controlem seu tempo em vez de fazer com que seu próprio tempo conte. Você precisa priorizar o trabalho que você tem que fazer e concluí-lo antes de outro trabalho. Se você trabalha em qualquer tipo de escritório comum, sempre há algum tipo de emergência ou incêndio que precisa ser apagado. 

Freqüentemente, você terá que parar de trabalhar em um projeto para cuidar dessas emergências. Isso não significa que você não possa ser organizado. Ao contrário, você precisa ser organizado para que possa priorizar efetivamente seu trabalho e fazer o trabalho. Você também deve ser capaz de ser flexível em sua organização.

Uma maneira de fazer isso é mapear seu dia de forma que você tenha uma meta definida do que você planeja fazer naquele dia. Deixe algum tempo em aberto para que, em caso de emergência, você possa cuidar dela. Tenha uma lista do que você planeja fazer a cada dia e verifique os projetos ao concluí-los. Cada dia deve começar com metas que permitirão que você faça seu trabalho. Manter uma lista dessas metas é uma das maneiras mais eficazes de organizar seu tempo no escritório.

Deixe de lado as ligações pessoais ou, pelo menos, reduza ao mínimo. As pessoas tendem a perder tempo no escritório conversando com outros funcionários ou falando ao telefone com amigos e familiares. Isso não só o desequilibra em relação à sua organização, mas também pode chamar a atenção do chefe. Se o seu empregador perceber que você fica ocioso durante boa parte do dia, ou perdendo tempo conversando, ele pode achar que você não é necessário para os funcionários. Hoje em dia, vale a pena ser tão produtivo como sempre quando se trata de trabalho.

Se você estiver na posição de convocar reuniões, certifique-se de que sejam curtas e diretas. Prepare-se com antecedência usando software como o Power Point e imprimindo informações para que todos possam ser informados sobre o seu ponto e, em seguida, mantenha as informações para uso posterior.

Certifique-se de fazer seu almoço e pausas conforme programado. Algumas pessoas acham que devem trabalhar durante o almoço para serem mais produtivos. Isso não é verdade. As pessoas que pulam o almoço geralmente fazem menos porque ficam esgotadas. Você precisa fazer uma pausa de vez em quando para almoçar e tomar um café, para ser mais eficaz no trabalho.

Mantenha-se atualizado com as tecnologias de computador mais recentes que também podem ajudá-lo a se manter mais organizado. Existem muitos programas de escritório disponíveis que você pode usar para essa finalidade. Certa vez, trabalhei em um escritório onde uma mulher era promovida continuamente porque mantinha a empresa atualizada com todos os softwares mais recentes que organizavam melhor o escritório. Ela acabou conquistando sua própria posição simplesmente mantendo-se a par da tecnologia, aprendendo-a e depois ensinando-a a outras pessoas.

Certifique-se de manter seu computador livre de poeira e use uma ferramenta que mantenha o teclado limpo. Mantenha café e bebidas longe do computador para não derramar no teclado e prejudicar o computador.

Se você fuma, faça o mínimo de pausas para fumar um cigarro. A maioria das empresas permite que os funcionários fumantes saiam para fumar cigarros durante os intervalos ou em outros horários. Você não deve gastar muito tempo fazendo isso, pois consome seu tempo de trabalho.

Ao manter os documentos do seu escritório organizados, usando as ferramentas organizacionais corretas e certificando-se de aproveitar ao máximo seu tempo quando está no escritório, você descobrirá que é muito mais produtivo. Manter uma lista de objetivos e anotá-los é uma maneira de ter certeza de que está fazendo seu trabalho todos os dias. Lembre-se de ser flexível o suficiente para ajudar em situações de emergência que surjam durante o horário de trabalho.

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